Business France en Chine recrute un(e) Prospecteur(trice)/Assistant(e) de gestion à Pékin

Délai du dépôt de candidature : 30/09/2019 – 10/10/2019
Date de prise de fonction : 14/10/2019
Contact : shanghai@businessfrance.fr
Référence : CDD/SAEADM/PEK/2019

Contenu du poste :

Services aux entreprises (25%) :

  • Participation à la préparation et l’organisation des évènements multisectoriels – montage des programmes, contacts avec les interlocuteurs chinois privés ou institutionnels, prises de rendez-vous, organisation logistique de l’opération
  • Gestion des fiches des entreprises et contacts utiles pour le pôle
  • Gestion de bases de données informatives et d’un centre de documentation
  • Appui à l’équipe éditoriale et réglementaire
  • Marketing/communication pour des missions : conception et envoi des lettres de vœux, des newsletters, des invitations aux séminaires, etc.
  • Autres activités ponctuelles
  • Contact VIE (25%)
  • Gestion administrative des VIE dans la circonscription du bureau de Pékin : suivi de la procédure de validations des missions VIE avec les secteurs concernés ; suivi des affectations (réponse aux questions des employeurs et des VIE, rédaction de certificats…) ; organisation des réunions d’accueil et intégration (une par mois) ; suivi des déplacements hors de la Chine.
  • Référent VIE en charge de la promotion du dispositif VIE : mise à jour des outils de promotion en chinois, préparation des supports et présentation du dispositif VIE auprès des entreprises françaises à l’occasion des évènements. Soutien dans la mise en oeuvre du plan d’action.
  • Animation du réseau des sociétés de portage dans la région de Pékin : coordination et mise à jour de la liste
  • Soutien évènementiel (actions de promotion, Grand Prix VIE en Chine, etc.)
  • Relais gestion local et Assistant(e) de Direction (50%) :
  • Centralisation et contrôle des demandes de mise en paiement et transmission à la régie de Shanghai
  • Gestion de la facilité de caisse pour les menues dépenses ou les paiements exceptionnels d’urgence
  • Gestion des fournisseurs locaux : mise à jour annuelle des listes des fournisseurs stratégiques et des fournitures bureau
  • Relation avec l’équipe de gestion de l’ambassade : SCG, réservation de salles, valise diplomatique
  • Coordination avec les filières de l’utilisation du véhicule de service et de la salle de réunion sous l’agenda partagé
  • Transmission des nouvelles procédures communiquées par l’équipe Administration et RH
  • Aide à la gestion des absences de l’équipe du bureau
  • Suivi des contacts clefs du Directeur de zone
  • Travaux ponctuels d’interprétariat
  • Assistant du Directeur de zone Chine, gestion de l’agenda, et du courrier
  • Coordoninitation et travaux d’impression

PROFIL :

Compétences transverses :

  • Très bon niveau de français oral et rédactionnel
  • Bonnes capacités rédactionnelles en chinois
  • Bon niveau en anglais
  • Bonne maîtrise des outils bureautique, notamment Word, Excel et Powerpoint

Compétences comportementales :

  • Sens de l’organisation et efficacité : planifier ses actions et activités, hiérarchiser les priorités, contribuer à l’amélioration de ses tâches quotidiennes et de l’organisation de l’équipe en proposant, en prenant des initiatives et en mettant en œuvre les bonnes pratiques avec les autres.
  • Capacité à s’organiser : autonomie, flexibilité et capacité à traiter plusieurs dossiers en même temps et dans les délais imposés
  • Capacité à travailler en équipe et en réseau : capacité à travailler avec les autres en apportant aide et appui, à partager efficacement les informations et les expériences nécessaires au travail de l’équipe / savoir faire passer l’intérêt collectif avant son intérêt personnel / développer la solidarité collective, travailler en réseau.
  • Capacité à respecter les impératifs de confidentialité.

Compétences métiers :

  • Approche comptable appréciée.
  • Connaissances informatiques et outils digitaux
  • Minimum 2 ans d’experiences.

Dernière modification : 07/10/2019

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