Assistant(e) de direction du SCAC-IFC (vacation)

Le Service de coopération et d’action culturelle - Institut français de Chine (SCAC-IFC) de l’Ambassade de France en Chine recrute un(e) assistant(e) de direction vacataire de nationalité française pour la période du 30 septembre 2019 au 9 février 2020 inclus.

Missions principales

I – Secrétariat

  • Filtrage des appels téléphoniques
    • Prise de messages ;
    • Orientation des appels ;
    • Conseil aux interlocuteurs français et étrangers (en anglais).
  • Prise de rendez-vous et organisation de réunions
    • Rendez-vous et accueil des visiteurs ;
    • Réunions : coordination entre les secteurs du SCAC et les interlocuteurs extérieurs ;
    • Réservation de salles de réunion.
  • Gestion du planning de la salle de réunion du SCAC, du Rez-de-Chaussée (Pékinet) et visio-conférences (PCS – CRASIC)
  • Traitement du courrier
    • Rédaction de correspondances d’ordre courant ;
    • Orientation de courriels vers les interlocuteurs appropriés ;
    • Frappe et mise en page de courriers divers (lettres, notes, bordereaux d’envoi) ;
    • Impression et reliure de documents ;
    • Constitution de dossiers (chemises, enveloppes, étiquettes) ;
    • Numérisation de documents et transmission par courriel ;
    • Diffusion interne des notes issues de la chancellerie politique et de la direction.
  • Courriels formels et note diplomatiques (pour les collaborateurs n’ayant pas accès à un poste Eole)
    • Mise en forme des courriels formels et note diplomatiques au départ.

II - Pour le ministre conseiller affaires culturelles, éducatives et scientifiques

  • Gestion de l’agenda et des réunions ;
  • Gestion des invitations et des frais de représentation ;
  • Organisation des déplacements (ordres de missions, réservation de billets d’avion, d’hôtel, établissement des états de frais de mission) ;
  • Gestion de la base de contacts (cartes de visite)

III - Pour le conseiller coopération, éducation et culture

  • Lors des absences de son assistant(e)-interprète :
    • Suivi des dossiers en cours (événementiels, décorations, rendez-vous…) ;
    • Suivi des affaires scolaires (garantir les envois sécurisés des sujets d’examens en province – enveloppe sécurisée SSD) ;
    • Gestion de l’agenda.

IV - Gestion du courrier à l’arrivée et au départ pour les secteurs du SCAC-IFC, AEFE, Lycée français international de Pékin (LFIP), Alliances françaises (AF).

  • A l’arrivée :
    • Réception du courrier local et de la valise diplomatique le mercredi après-midi ;
    • Tri et distribution du courrier aux services annexes (AF, LFIP) ;
    • Ouverture, enregistrement du courrier du SCAC et remise au COCAC pour cotation ;
    • Report de la cotation sur le tableau d’enregistrement avant distribution aux destinataires ;
  • Au départ
    • Enregistrement du courrier de la valise diplomatique au départ pour tous les services ;
    • Etablissement de bordereaux de valise diplomatique accompagnant les plis fermés et numérotés ;
    • Dépôt des courriers au CAD le mardi pour 12h.

V – Gestion des décorations

  • Suivi des dossiers de propositions de décoration ;
  • Coordination avec PRO/HON au Département ;
  • Transmission des dossiers finalisés à la chancellerie.

SAVOIR-FAIRE

  • S’adapter aux différents interlocuteurs
  • Filtrer et orienter les informations
  • Rédiger et mettre en forme des documents

CONNAISSANCES

  • Connaissance du MAEE, de son réseau à l’étranger et de la fonction publique fran-çaise.
  • Techniques de communication
  • Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques
  • Maîtrise de l’anglais

QUALITES PERSONNELLES

  • Discrétion
  • Disponibilité

Conditions :

  • Personne de nationalité française
  • Personne en situation de résidence régulière en Chine (obligatoire)
  • Poste basé à Pékin
  • Contrat de vacation de droit local.

Les personnes intéressées voudront bien adresser leur CV et lettre de motivation en français à Monsieur Romain REHEL, rh@institutfrancais-chine.com responsable de la cellule des ressources humaines du Service de coopération et d’action culturelle - Institut français de Chine de l’Ambassade de France en Chine, avant le 15 septembre 2019.

Dernière modification : 21/08/2019

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